Privacy Policy Website - Cardoen

“Voor DATOS NV, hierna Cardoen” is de bescherming van uw persoonsgegevens van het hoogste belang. In deze privacy policy beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen Cardoen zorgdragen voor uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens we van u verzamelen en waarom Cardoen dit doet. Deze privacy policy is van toepassing op alle diensten die door Cardoen worden aangeboden, zoals nieuwsbrieven, online reserveringen, online aankopen, onderhoudsbeurten, contactaanvragen via de website, aankoop van wagens via onze vestigingen, financieringsaanvragen, verzekeringsaanvragen, en promoties

DATOS NV (Cardoen) met maatschappelijke zetel te Boomsesteenweg 958 - 2610 Antwerpen, en ingeschreven met btw nummer BE 0425.303.824 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn binnen Cardoen.

Als verwerkingsverantwoordelijke neemt Cardoen de nodige technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen zijn van toepassing op alle systemen, medewerkers en processen die de informatiesystemen van Cardoen vormen.

Cardoen verkoopt nieuwe en tweedehandse personenwagens via haar website en vestigingen. Naast verkoop van wagens biedt Cardoen aanverwante diensten aan, zoals de overname van uw huidige wagen, onderhoud en herstellingen, onderhoudscontracten (ServicePlus), verlengde waarborg, aanvragen of bemiddelen van financieringen en verzekeringen. Cardoen maakt deel uit van Aramis Group, een Europese groep gespecialiseerd in de online verkoop van tweedehandse wagens, met hoofdzetel in Frankrijk.

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan, alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Cardoen verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens die op u betrekking hebben aangaande het reserveren of aankopen van een wagen via onze website of via één van onze vestigingen. Indien u via onze website contactaanvraag invult, zal Cardoen ook uw persoonsgegevens gegevens verwerken. Bij onderhoud van uw wagen of overname van uw oude wagen zal Cardoen eveneens persoonsgegevens over u verwerken.

3.1. Cardoen verwerkt gegevens die u ons meedeelt, dit gaat over volgende persoonsgegevens (is niet limitatief): ● Persoonlijke identificatiegegevens: naam, geboortedatum, adres, e-mail, telefoonnummer, gsm-nummer, taal, geslacht, RRN, kopie ID-kaart, kopie rijbewijs; ● Zakelijke persoonsgegevens: bedrijfsnaam, bedrijfsadres, rechtsvorm, ondernemingsnummer; ● Financiële data (bij aanvraag van financiering): bankrekeningnummer, factuur- en betalingsgegevens, bij financieringsaanvraag gegevens over uw inkomen zoals loonfiches; ● Technische gegevens: chassisnummer, nummerplaat, km-standen, onderhouds- en herstellingshistoriek; ● Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, cookies; ● Communicatiegegevens: de inhoud van uw e-mails, formulieren en gesprekken met chatbot Joe, telefoongesprekken met onze klantendienst, inclusief automatisch gegenereerde samenvattingen ervan; ● Marketinggegevens: uw voorkeuren, uw inschrijving op en afmelding voor onze nieuwsbrief en uw interactie met onze e-mails, zoals het openen en klikken, de promotionele berichten die u via sms van ons ontvangt; ● Camerabeelden: wanneer u een van onze vestigingen bezoekt;

3.2. Rijksregisternummer en identiteitsdocumenten: Cardoen verwerkt uw rijksregisternummer uitsluitend wanneer een wettelijke bepaling dat toelaat of oplegt, met name voor de inschrijving van uw wagen bij de Dienst Inschrijvingen Voertuigen (DIV) en voor uw financieringsaanvraag bij de kredietgever. Bij aankoop van een wagen vragen wij uw identiteitskaart om uw identiteit te controleren. Wij maken enkel een kopie of scan wanneer dat noodzakelijk is voor ons doel. De scan of kopie van uw identiteitskaart en eventuele loondocumenten worden automatisch verwijderd na aflevering van uw wagen.

3.3. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: Cardoen verzamelt of verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens, gezondheid, of seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Mochten wij deze gegevens toch moeten verwerken, dan doen wij dat enkel met uw uitdrukkelijke toestemming of wanneer dat noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden en steeds op basis van een rechtsgrond uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR): de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek, een wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang, of uw toestemming. Wanneer wij ons baseren op ons gerechtvaardigd belang, hebben wij vooraf afgewogen dat dit belang zwaarder doorweegt dan de impact op uw privacy. U kan zich altijd tegen die verwerking verzetten (zie 13).

Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor volgende doeleinden:

• Reserveren en aankopen van een wagen via onze website of in een vestiging, inclusief het opmaken van een offerte
• Het aanvragen van een financiering bij de aankoop van een wagen
• Het aanvragen van een verzekering bij de aankoop van een wagen
• Cardoen neemt uw oude wagen over
• Facturatie
• Onderhoud en herstellingen van de wagen, onderhoudscontracten (ServicePlus), garantie, verlengde waarborg
• Beantwoorden van vragen, contactaanvragen en klachten via website, e-mail, telefoon of chatbot Joe
• Automatische samenvattingen van telefoongesprekken met onze klantendienst
• Aanbiedingen en nieuws over gelijkaardige producten en diensten aan bestaande klanten (e-mail, sms, social media)
• Nieuwsbrief en commerciële berichten aan wie (nog) geen klant is
• Tevredenheidsenquêtes (en uitnodigingen om een beoordeling te geven)
• Camerabewaking in onze vestigingen

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens in de eerste plaats rechtstreeks van u: wanneer u een vestiging bezoekt, ons telefoneert of mailt, een formulier op onze website invult, met chatbot Joe praat, zich inschrijft op onze nieuwsbrief of deelneemt aan een actie of opendeurdag. Wij verkrijgen uw persoonsgegevens in de eerste plaats rechtstreeks van u: wanneer u een vestiging bezoekt, ons telefoneert of mailt, een formulier op onze website invult, met chatbot Joe praat, zich inschrijft op onze nieuwsbrief of deelneemt aan een actie of opendeurdag. Via cookies en vergelijkbare technologieën verzamelen wij ook gegevens over uw gebruik van onze website. Meer informatie vindt u in onze cookiepolicy

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden en onze doeleinden te vervullen, maar met een maximum termijn van 10 jaar, hierna worden ze verwijderd of anoniem gemaakt. Verder kan u als betrokkene vragen om uw gegevens reeds vroeger te verwijderen, zonder dat de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden alsook bij het oplossen van geschillen.

Cardoen verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens nooit. Wij delen uw gegevens enkel wanneer dat nodig is voor de doeleinden. Verwerkers zijn contractueel met Cardoen verbonden via een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens enkel gebruiken volgens onze instructies en nooit voor eigen doeleinden, en moeten uw gegevens vertrouwelijk en veilig behandelen. Cardoen deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij in volgende gevallen:

• U geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming;
• We zijn wettelijk verplicht om dit te doen;
• Ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek;

Wij verwerken uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige dienstverleners zijn echter gevestigd buiten de EER of werken met onderaannemers buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat is onder meer het geval bij de advertentiediensten van Google en Microsoft. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ondernemingen) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door een contractuele overeenkomst vast te leggen tussen Cardoen en de werknemer. De werknemers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en hebben vervolgens alleen toegang tot uw gegevens die zij nodig hebben om hun job uit te oefenen. De werknemers van Cardoen zijn verplicht tot het volgen van onze GDPR - awareness training en het up to date blijven inzake GDPR kennis.

Cardoen neemt geen beslissingen over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben. Ook chatbot Joe neemt zulke beslissingen niet. Cardoen neemt geen beslissingen over u die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben. Ook chatbot Joe neemt zulke beslissingen niet.

Wel maken wij gebruik van profilering voor marketingdoeleinden. Op basis van uw aankopen, uw wagen, uw onderhoudshistoriek en uw interactie met onze e-mails delen wij klanten in segmenten in, zodat wij u relevante aanbiedingen kunnen sturen. Met uw toestemming tonen wij u via cookies ook advertenties op basis van uw surfgedrag op onze website. U kan zich op elk moment verzetten tegen profilering voor direct marketing.

Bij een financieringsaanvraag beoordeelt de kredietgever uw kredietwaardigheid. Die beoordeling gebeurt door de kredietgever en niet door Cardoen. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van de kredietgever.

Cardoen beschikt over een bedrijfspagina op o.a. LinkedIn, Facebook, Instagram en YouTube om u te informeren over onze diensten, actuele topics, events, werken bij Cardoen, enz. U bent vrij om Cardoen wel of niet te volgen via deze social media kanalen.

Sinds mei 2026 kan u op onze website gebruikmaken van Joe, een chatbot op basis van artificiële intelligentie (AI). Joe beantwoordt vragen over ons aanbod en onze diensten. U praat daarbij niet met een medewerker, maar met een geautomatiseerd systeem. De antwoorden van Joe zijn informatief en niet bindend.

Joe bevindt zich momenteel in een testfase. De werking en functionaliteiten kunnen dus nog wijzigen en gesprekken kunnen worden nagelezen om de kwaliteit van de antwoorden te verbeteren. Wanneer Joe de testfase verlaat of de verwerking wezenlijk verandert, passen wij deze privacy policy aan.

Joe wordt ontwikkeld en technisch beheerd door Aramis Group, gevestigd in Frankrijk waartoe ook Cardoen behoort.

Bij gebruik van Joe verwerken wij de inhoud van uw berichten en de gegevens die u daarin zelf deelt, zoals uw naam, contactgegevens of voorkeuren voor een wagen, en technische gegevens zoals uw IP-adres, sessiegegevens en het tijdstip van het gesprek. Wij vragen u om via Joe geen gevoelige gegevens of kopieën van identiteitsdocumenten te delen. Wij gebruiken deze gegevens om uw vragen te beantwoorden. Tijdens de testfase gebruiken wij ook de gegevens om de werking van Joe te verbeteren (gerechtvaardigd belang). Voor de technische werking doet Aramis een beroep op Microsoft. Joe maakt gebruik van de Azure OpenAI-dienst, waarbij de verwerking plaatsvindt binnen de Europese datazone van Microsoft. Microsoft treedt hierbij op als subverwerker. Uw gesprekken worden niet gebruikt om algemeen beschikbare AI-modellen te trainen.

Uw gesprekken worden in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt. Gebeurt dat uitzonderlijk toch, bijvoorbeeld voor technische ondersteuning, dan gelden de waarborgen uit artikel 7. Gesprekken met Joe worden bewaard gedurende maximaal drie maanden. Leidt uw gesprek tot een aanvraag of een contactname, dan worden de relevante gegevens opgenomen in uw dossier en gelden de bewaartermijnen uit artikel 6. Joe neemt geen beslissingen over u met rechtsgevolgen. Voor het uitoefenen van uw rechten kan u terecht bij [email protected].

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Daarom hebben wij de nodige technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Cardoen stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens en de bedrijfsgegevens van haar gebruikers te vrijwaren. De website van Cardoen maakt gebruik van een beveiligde (TLS-)verbinding om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Versleuteling van informatie tijdens opslag, firewalls en dergelijke zijn enkele beveiligingsmaatregelen die Cardoen geïmplementeerd heeft in de informatiesystemen.

Organisatorisch beschikken we over een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.

Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a.

13.1 Recht van toegang en inzage: U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

13.2 Recht van verbetering, verwijdering en beperking: U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. Verder kan u vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, alleen indien Cardoen deze persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor wij ze in eerste instantie verzameld hebben. Indien er wettelijke verplichtingen, administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden uw persoonsgegevens te wissen, dan kunnen wij niet tegemoetkomen aan uw verzoek, maar u zal hiervan uiteraard op de hoogte gebracht worden. Alsook kan u vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

13.3 Recht van verzet: U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. In dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

13.4 Recht van vrije gegevensoverdracht: U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door Cardoen verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

13.5 Recht van intrekking van de toestemming: Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht en of nieuwsbrief.

U kan uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected] of een brief aan Cardoen, t.a.v. de Data Protection Officer, Boomsesteenweg 958, 2610 Antwerpen. Vermeld welk recht u wil uitoefenen en hoe wij u kunnen bereiken.

Wij antwoorden binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Enkel wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, vragen wij u bijkomende informatie. Stuur ons geen kopie van uw identiteitskaart zonder dat wij daarom vragen. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. Wanneer wij niet op uw verzoek kunnen ingaan, laten wij u weten waarom.

In onze vestigingen gebruiken wij camerabewaking om de veiligheid van medewerkers, klanten en bezoekers te beschermen, om diefstal, vandalisme en fraude te voorkomen en vast te stellen, en om incidenten te kunnen onderzoeken. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang en gebeurt in overeenstemming met de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's (Camerawet). De aanwezigheid van camera's wordt aangegeven met een pictogram aan de ingang.

De beelden worden maximaal één maand bewaard, tenzij ze nodig zijn als bewijs van een misdrijf, schade of overlast, of om een dader, getuige of slachtoffer te identificeren. In dat geval kunnen ze bezorgd worden aan de politie of gerechtelijke instanties. Enkel daartoe gemachtigde personen hebben toegang tot de beelden. Voor vragen of om uw rechten uit te oefenen, kan u ons steeds contacteren via het opgegeven contactadres.

Cardoen beschikt over een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) of een DPO. Onze data protection officer begeleidt Cardoen bij de verwerkingsactiviteiten die betrekking hebben op persoonsgegevens. We doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens correct te behandelen. Bent u toch niet tevreden met onze werkwijze, of indien u vragen hebt aan onze DPO, dan kan u steeds contact opnemen via volgend e-mailadres: [email protected]

U kan ook altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel tel: +32 (0)2 274 48 00 e-mail: [email protected]

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen

Deze verklaring kan door Cardoen worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. We moedigen u aan om periodiek deze verklaring door te nemen zodat u op de hoogte blijft hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Deze privacy policy is voor het laatst aangepast in september 2022.

De Nederlandstalige tekst van privacy policy website primeert op vertalingen in andere talen.